IA em eventos: a tecnologia vai substituir profissionais ou ampliar suas capacidades?
Como a inteligência artificial transforma a produção de eventos, otimiza processos e amplia a acessibilidade sem substituir o papel humano.
Por Nádia - Orya · · 17 min de leitura
A IA vai substituir profissionais de eventos ou dar superpoderes a eles?
Como a inteligência artificial pode transformar a produção de eventos, ampliar a eficiência das equipes e tornar experiências mais acessíveis sem perder aquilo que as torna humanas.
A inteligência artificial já faz parte da rotina de muitos profissionais de eventos. Ela auxilia na produção de textos, na organização de informações, na análise de dados e na automatização de tarefas que, até pouco tempo atrás, exigiam horas de trabalho manual. Mas, à medida que essas ferramentas se tornam mais acessíveis, uma pergunta ganha força no mercado: a IA vai substituir profissionais ou dar superpoderes a eles?
Para Caio Marques, profissional de marketing há mais de 12 anos e sócio da Mandala, empresa de produção de eventos com origem em Alagoas, a resposta passa por uma mudança importante de perspectiva. Em vez de enxergar a inteligência artificial como uma concorrente da capacidade humana, ele propõe uma visão complementar.
Durante uma conversa com a Orya sobre tecnologia, criatividade e os desafios do mercado de eventos, Caio compartilhou experiências sobre a evolução da inteligência artificial, os ganhos operacionais que ela proporciona e a importância de manter as pessoas no centro das decisões.
Sua visão ajuda a compreender uma transformação que vai além da adoção de novas ferramentas: o futuro dos eventos depende menos de simplesmente utilizar tecnologia e mais de saber como aplicá-la para resolver problemas reais.
Da inteligência artificial à inteligência adicional
“Eu não chamo de inteligência artificial, eu chamo de inteligência adicional”, afirma Caio ao explicar como enxerga o papel dessas ferramentas no trabalho.
A expressão resume uma mudança de mentalidade. Em vez de tratar a IA como uma substituta do profissional, a proposta é utilizá-la para ampliar suas capacidades, reduzir tarefas repetitivas e liberar tempo para atividades que exigem criatividade, interpretação e pensamento estratégico.
Caio faz uma comparação com a produção de conteúdo para redes sociais. Antes, muitas etapas do planejamento precisavam ser executadas manualmente. Hoje, ferramentas de inteligência artificial podem auxiliar na organização de ideias, na pesquisa de referências e no desenvolvimento de materiais. Isso não significa, porém, que o conhecimento necessário para criar uma boa campanha tenha deixado de ser importante.
A tecnologia pode ajudar a executar, mas ainda é necessário compreender o público, definir objetivos, construir uma narrativa e avaliar se as soluções propostas fazem sentido.
Na visão da Orya, essa distinção é fundamental para o mercado de eventos. Automatizar uma tarefa não significa eliminar o valor do profissional que a executa. Significa, potencialmente, mudar a forma como seu tempo e suas competências são utilizados.
Quando uma equipe deixa de gastar tantas horas com atividades operacionais, abre-se espaço para pensar melhor sobre o evento, antecipar necessidades, desenvolver experiências mais relevantes e aprimorar a relação com o público.
O verdadeiro ganho não está apenas em produzir mais rápido. Está no que uma equipe consegue fazer com o tempo que recupera.
O tempo é um dos recursos mais valiosos na produção de eventos
Quem trabalha com eventos conhece uma realidade: quase tudo parece urgente.
Orçamentos precisam ser preparados, fornecedores precisam ser alinhados, equipes precisam receber orientações e imprevistos podem surgir mesmo quando o planejamento parece completo. Nesse contexto, qualquer processo que consome tempo sem contribuir proporcionalmente para o resultado merece ser revisto.
Caio identifica o ganho de tempo como um dos principais benefícios da inteligência artificial. Na Mandala, segundo ele, a equipe utiliza essas ferramentas em diferentes atividades, como elaboração de relatórios, revisão de textos e organização de informações.
A aplicação também pode contribuir para pesquisas de mercado, levantamento de referências e análise de dados, ajudando os profissionais a encontrar caminhos para resolver problemas.
É uma mudança especialmente relevante em operações que precisam conciliar diferentes fornecedores, prazos, equipes e expectativas de clientes.
Imagine uma produtora que utiliza boa parte do expediente para organizar informações dispersas, revisar documentos e preparar relatórios. Se parte desse trabalho puder ser automatizada com qualidade, a equipe poderá dedicar mais atenção ao planejamento, à experiência dos participantes e à prevenção de falhas.
Isso não significa que a IA resolverá automaticamente os desafios da produção. A qualidade das informações fornecidas, a revisão dos resultados e a capacidade de identificar erros continuam sendo indispensáveis.
A velocidade só se transforma em vantagem quando vem acompanhada de qualidade e responsabilidade.
Para a Orya, essa é uma das principais oportunidades da tecnologia no setor: diminuir o peso das tarefas operacionais para que os profissionais tenham mais condições de atuar estrategicamente.
O que a inteligência artificial ainda não substitui?
Se a tecnologia consegue produzir textos, analisar informações e executar determinadas tarefas, o que permanece exclusivamente humano nesse processo?
Para Caio, o senso crítico, o sentimento e a percepção são elementos essenciais que diferenciam as pessoas das máquinas.
Ele utiliza um exemplo bastante concreto: a ansiedade que um profissional sente antes do início de um evento. Há uma experiência humana envolvida nessa sensação, construída a partir de responsabilidade, expectativa, repertório e vivências anteriores.
O mesmo vale para a percepção de um possível problema nos bastidores. Um profissional experiente pode reconhecer sinais de que alguma coisa não está funcionando como deveria, antecipar consequências e agir antes que a situação afete o público.
Na prática, produzir um evento exige lidar com variáveis que nem sempre estão previstas em um documento. É preciso interpretar comportamentos, compreender prioridades, negociar soluções e tomar decisões em cenários que mudam rapidamente.
A inteligência artificial pode apoiar esse trabalho, mas o resultado depende da maneira como as informações são interpretadas e utilizadas.
Isso também vale para a criatividade. Ter acesso a uma ferramenta capaz de sugerir ideias não elimina a necessidade de desenvolver repertório, conhecer referências e compreender o contexto em que uma solução será aplicada.
Uma campanha pode estar tecnicamente bem estruturada e, ainda assim, não dialogar com o público. Um evento pode ter uma operação eficiente e não proporcionar uma experiência significativa. Uma solução pode parecer inovadora e não resolver a necessidade de ninguém.
É por isso que o domínio das ferramentas precisa caminhar junto com o conhecimento profissional.
A discussão, portanto, não deveria se limitar ao que a IA consegue produzir. É preciso perguntar quem define o objetivo, quem avalia o resultado e quem assume a responsabilidade pelas decisões.
A tecnologia precisa começar pelo problema, não pela ferramenta
Outro ponto importante da entrevista é a maneira como Caio aborda a implementação de novas tecnologias.
Para ele, o primeiro passo deve ser compreender o problema, suas causas e o resultado que se pretende alcançar. A partir daí, é possível avaliar se a inteligência artificial é realmente a solução adequada.
Essa lógica contrasta com uma tendência comum no mercado: adotar uma ferramenta porque ela está em evidência, sem definir claramente qual necessidade ela deverá atender.
A tecnologia, por si só, não garante inovação. Um sistema pode ser sofisticado e continuar sendo pouco útil se não considerar as necessidades de quem vai utilizá-lo.
Caio relata que a Mandala começou a migrar parte de seus processos para sistemas próprios, desenvolvidos para atender melhor às demandas da operação. Entre os exemplos citados está a inclusão de avaliações de fornecedores e profissionais contratados, permitindo consultar históricos e melhorar os critérios utilizados em contratações futuras.
A mudança demonstra como uma necessidade operacional pode orientar o desenvolvimento de uma solução tecnológica.
Ao organizar essas informações, a empresa passa a contar com mais elementos para avaliar o desempenho de seus parceiros e tomar decisões sobre novas contratações. O recurso pode contribuir para reduzir problemas e manter o padrão de atendimento buscado pela equipe.
O princípio pode ser aplicado a diferentes áreas dos eventos. Antes de implementar uma solução, vale perguntar: qual dificuldade estamos tentando resolver? Quem será beneficiado? Como saberemos se a mudança funcionou?
Essas perguntas ajudam a separar inovação efetiva de tecnologia adotada apenas por conveniência ou tendência.
Na avaliação editorial da Orya, esse é um dos pontos centrais para a maturidade digital do setor. O objetivo não deve ser acumular ferramentas, mas construir operações mais inteligentes, conectadas às necessidades reais de produtores, fornecedores, organizadores e participantes.
A IA não elimina a necessidade de estratégia
A facilidade de acesso às ferramentas também traz um desafio: saber utilizá-las de maneira consistente.
Caio destaca que o conhecimento necessário para desenvolver boas ideias continua sendo fundamental. Na sua visão, não basta ter acesso à tecnologia; é preciso estudar, compreender os objetivos do trabalho e saber direcionar a ferramenta.
O mesmo princípio se aplica à elaboração de comandos, à produção de campanhas e ao desenvolvimento de metodologias.
Uma ferramenta pode oferecer respostas rapidamente, mas a qualidade do resultado depende, em parte, da clareza da solicitação, das informações disponíveis e da capacidade do profissional de avaliar o que recebeu.
No mercado de eventos, isso significa que a inteligência artificial precisa estar conectada ao planejamento. Não adianta automatizar um processo sem compreender como ele se relaciona com os demais ou quais consequências pode gerar para a operação.
Também é necessário estabelecer critérios de revisão. Informações incorretas, interpretações inadequadas ou recomendações incompatíveis com o contexto podem comprometer decisões quando são aceitas sem análise.
A presença humana não deve existir apenas para aprovar o resultado final. Ela precisa orientar o processo desde a definição do problema até a avaliação dos efeitos da solução.
A IA pode ajudar a encontrar caminhos, mas cabe à equipe decidir qual deles faz sentido.
Como preservar a conexão humana em eventos cada vez mais tecnológicos?
Eventos são espaços de encontro. Empresas apresentam ideias, profissionais compartilham experiências, pessoas estabelecem conexões e públicos diferentes entram em contato com novos conhecimentos.
Por isso, a adoção de tecnologia precisa considerar mais do que eficiência operacional. Ela também deve preservar e, quando possível, ampliar as oportunidades de participação e interação.
Durante a entrevista, Caio defende que a implementação de novas soluções considere as necessidades de todos os envolvidos: o cliente final, o organizador, o produtor e o fornecedor.
Essa perspectiva é importante porque uma mesma tecnologia pode afetar diferentes etapas da experiência. Uma ferramenta que facilita a rotina da equipe, mas cria dificuldades para o participante, não necessariamente representa uma melhoria para o evento como um todo.
A pergunta relevante é como integrar a tecnologia de maneira que ela simplifique processos sem transformar a experiência em algo impessoal ou desnecessariamente complexo.
Na visão da Orya, o avanço tecnológico deve ser avaliado também pela sua capacidade de aproximar pessoas, facilitar o acesso à informação e permitir que mais participantes aproveitem aquilo que o evento tem a oferecer.
Essa lógica é especialmente importante quando falamos de barreiras linguísticas, acessibilidade e diferentes necessidades de participação.
Uma experiência bem planejada não exige que todos os participantes tenham as mesmas condições de acesso. Ela busca criar possibilidades para que diferentes pessoas consigam compreender o conteúdo e fazer parte daquele momento.
Quando a tradução amplia o acesso ao conhecimento
A barreira linguística é um exemplo concreto de como a tecnologia pode transformar a experiência de um evento.
Uma palestra pode reunir um especialista reconhecido, apresentar conhecimentos relevantes e gerar discussões importantes. Entretanto, quando parte da audiência não compreende o idioma utilizado, o acesso a esse conteúdo fica limitado.
É nesse contexto que soluções de tradução e transcrição podem desempenhar um papel estratégico.
Na experiência compartilhada durante a conversa, Nádia relatou o impacto que sentiu ao acompanhar, com a Orya, uma palestra em espanhol durante o Gramado Summit. O palestrante era Gustavo Zerbino, um dos sobreviventes da tragédia dos Andes, cuja história também ganhou destaque em produções audiovisuais.
Sem dominar o idioma, ela encontrou dificuldade para acompanhar a fala inicialmente. Com o apoio da tradução, conseguiu compreender o conteúdo e observar a reação da plateia, que alternava a atenção entre o palestrante e o texto traduzido.
O que tornou aquele momento marcante não foi apenas a possibilidade de traduzir palavras. Foi permitir que mais pessoas acompanhassem a narrativa, compreendessem a mensagem e participassem emocionalmente da experiência.
Esse exemplo ilustra uma dimensão da tecnologia que vai além da produtividade: a capacidade de reduzir barreiras que impedem o acesso ao conhecimento.
A tradução amplia as possibilidades de participação de pessoas que não dominam o idioma da palestra. A transcrição também pode oferecer apoio a quem tem dificuldade para acompanhar o áudio, está distante do palco ou se beneficia do conteúdo escrito.
Esses recursos não eliminam todas as barreiras de acessibilidade, e sua eficácia depende das condições de implementação e das necessidades de cada participante. Ainda assim, representam caminhos importantes para tornar os conteúdos mais acessíveis.
Para a Orya, essa aplicação reforça uma convicção: a tecnologia tem mais valor quando ajuda a conectar pessoas a experiências e conhecimentos dos quais, de outra forma, poderiam ficar de fora.
O impacto de um evento não termina quando as luzes se apagam
A conversa também evidencia que a experiência de um evento não se resume ao que acontece no palco.
Caio explica que o trabalho da Mandala consiste em construir e conectar toda a jornada, desde as etapas anteriores ao encontro até as ativações, a cenografia e os diferentes pontos de contato com o participante.
A proposta é criar uma experiência coerente, na qual cada elemento contribua para a história que o evento pretende contar.
Ele também destaca que um dos sinais de qualidade da produção é quando o próprio cliente consegue aproveitar o evento, em vez de permanecer ocupado com problemas operacionais.
Isso exige planejamento, integração entre equipes e capacidade de antecipar imprevistos. Muitas vezes, o trabalho mais importante acontece nos bastidores, justamente para impedir que as dificuldades prejudiquem a experiência do público.
A inteligência artificial pode contribuir para esse processo ao facilitar a organização de informações, a análise de dados e a execução de determinadas tarefas. Mas existe outra possibilidade relevante: utilizar a tecnologia para ampliar o entendimento sobre o que aconteceu durante o evento.
Na entrevista, a Orya apresentou sua proposta de utilizar transcrições e interações do público para gerar informações que possam apoiar a análise posterior. Entre os exemplos discutidos estão as perguntas feitas pelos participantes e os conteúdos apresentados no palco.
Quando disponibilizadas de forma adequada, essas informações podem ajudar organizadores e palestrantes a identificar dúvidas, compreender quais temas despertaram interesse e encontrar oportunidades de aprofundamento.
Isso amplia a perspectiva sobre o resultado de um evento. Em vez de considerar apenas a execução, a presença do público ou a percepção imediata, os organizadores podem buscar formas de compreender melhor o conteúdo que circulou e as necessidades que surgiram.
A utilização desses dados precisa respeitar a privacidade dos participantes, as autorizações aplicáveis e os critérios de acesso definidos para cada finalidade.
O ponto central é que o encerramento da programação não precisa representar o fim do aprendizado. Com os recursos adequados, parte do conhecimento produzido durante o encontro pode continuar contribuindo para decisões futuras.
Eventos com propósito geram experiências que vão além da operação
Ao falar sobre os projetos mais marcantes de sua trajetória, Caio destaca os eventos capazes de gerar impacto positivo.
Ele cita trabalhos ligados ao desenvolvimento de pequenos empreendedores, a causas sociais e a iniciativas que promovem oportunidades. Também ressalta a importância de alinhar o discurso das empresas às suas práticas, especialmente quando o assunto é sustentabilidade e diversidade.
Para ele, um propósito precisa estar presente nas decisões e na execução, e não apenas na comunicação institucional.
Essa visão se conecta à maneira como a Mandala procura incorporar a diversidade às suas práticas, buscando ampliar oportunidades para diferentes grupos. Caio também ressalta a importância de iniciativas que produzam transformações concretas, em vez de apenas apresentarem uma imagem positiva para o público.
No mercado de eventos, esse compromisso exige coerência. Não basta falar sobre inclusão se a experiência não considera as condições de participação das pessoas. Não basta comunicar sustentabilidade sem avaliar as escolhas feitas durante a produção.
A tecnologia pode ajudar nesse caminho, mas não substitui o compromisso de quem planeja e executa o evento.
Recursos de tradução, transcrição e organização de informações podem contribuir para ampliar o acesso e melhorar a experiência. A decisão de utilizá-los, porém, precisa fazer parte de um planejamento que considere o público, os objetivos e as condições reais de cada projeto.
É nessa combinação entre propósito, planejamento e execução que a inovação ganha significado.
O futuro dos eventos depende de como escolhemos usar a tecnologia
A inteligência artificial continuará abrindo novas possibilidades para o mercado de eventos. Processos poderão ser simplificados, informações poderão ser organizadas de novas maneiras e equipes terão acesso a recursos que antes exigiam mais tempo, conhecimento técnico ou investimento.
Mas a disponibilidade dessas ferramentas não determina, sozinha, a qualidade dos resultados.
A conversa com Caio Marques aponta para uma direção importante: a tecnologia deve complementar o trabalho humano, responder a necessidades concretas e contribuir para experiências melhores.
Isso exige profissionais capazes de aprender continuamente, questionar resultados, desenvolver repertório e tomar decisões conscientes. Exige também empresas dispostas a avaliar seus processos e identificar onde a inovação realmente pode fazer diferença.
Para os organizadores e produtores, o desafio não é adotar toda novidade que aparece. É compreender quais soluções fazem sentido para seus eventos e como elas podem beneficiar tanto as equipes quanto os participantes.
Para o setor como um todo, a oportunidade está em utilizar a tecnologia não apenas para fazer mais em menos tempo, mas para ampliar o acesso, aprofundar o conhecimento e criar experiências mais relevantes.
Afinal, um evento não é definido apenas pela estrutura que o sustenta ou pelas ferramentas que utiliza. Ele ganha significado pelas conexões que promove, pelas ideias que compartilha e pelas pessoas que consegue alcançar.
A inteligência artificial pode acelerar processos. Pode ajudar a organizar informações. Pode ampliar as possibilidades de tradução e tornar conteúdos mais acessíveis.
Mas transformar essas possibilidades em experiências relevantes continua exigindo intenção, responsabilidade e sensibilidade humana.
Talvez a pergunta mais importante, portanto, não seja se a IA vai substituir profissionais de eventos.
A pergunta é: o que os profissionais poderão construir quando a tecnologia assumir parte do trabalho operacional e eles tiverem mais espaço para fazer aquilo que realmente transforma uma experiência?
É nessa resposta que começa o futuro dos eventos.
Perguntas frequentes
A inteligência artificial vai substituir os profissionais de eventos?
Na visão de Caio Marques, sócio da Mandala, não. Ele prefere chamar a IA de "inteligência adicional": uma ferramenta que reduz tarefas repetitivas e libera tempo para criatividade, interpretação e estratégia. Senso crítico, percepção e decisão continuam sendo humanos.
Como a IA pode ajudar na produção de eventos?
Ela pode apoiar a elaboração de relatórios, a revisão de textos, a organização de informações, as pesquisas de mercado e a análise de dados. O ganho está no tempo que a equipe recupera para planejar melhor e cuidar da experiência dos participantes.
Por onde começar a implementar tecnologia em um evento?
Pelo problema, não pela ferramenta. Antes de adotar uma solução, vale perguntar qual dificuldade se quer resolver, quem será beneficiado e como saber se a mudança funcionou.
Como a tradução e a transcrição ampliam o acesso em eventos?
A tradução permite que quem não domina o idioma da palestra acompanhe o conteúdo. A transcrição apoia quem tem dificuldade de acompanhar o áudio, está distante do palco ou se beneficia do texto escrito. A eficácia depende das condições de implementação e das necessidades de cada participante.
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